Les coffres-forts électroniques sont de plus en plus utilisés dans les entreprises pour sécuriser et dématérialiser les documents professionnels. Ces outils permettent de stocker et de protéger les documents sensibles de l’entreprise, tels que les bulletins de paie, les contrats, les factures et autres données financières.
Mais comment fonctionnent ces coffres-forts numériques et comment peuvent-ils aider les entreprises dans leur projet de dématérialisation dans un contexte réglementaire fiscal et social en pleine transition depuis 2017.
C’est ce que nous allons explorer dans cet article. Nous allons décrire les différentes fonctionnalités des coffres-forts numériques et leurs bénéfices.
Ce guide vous aidera à comprendre les bénéfices du coffre-fort électronique dans les entreprises et son utilité.
Les avantages qu’ils apportent pour la gestion électronique de documents et les mesures de sécurité utilisées pour protéger les documents sauvegardés.
Plan de l'article
Définition et utilité d’un coffre-fort numérique
Espace virtuel fiable, le coffre-fort électronique est un système de stockage en ligne qui utilise des technologies de cryptage avancées pour protéger les données contre toutes formes de piratage ou de vol.
Pour accéder à cet espace de stockage numérique, l’utilisateur doit se connecter à un site web ou une plateforme sécurisée en utilisant un nom d’utilisateur et un mot de passe. Une fois connecté, ce dernier peut accéder à ses documents et fichiers archivés dans le coffre-fort.
Le coffre-fort électronique offre également la possibilité de partager des documents électroniques avec d’autres utilisateurs, en leur attribuant des droits d’accès spécifiques après un scellement numérique.
Cela permet à l’organisation ou à l’entreprise de travailler de manière collaborative sur des projets, tout en maintenant la confidentialité des documents importants, grâce à un système de signature électronique.
Pourquoi mettre en place un Coffre-fort numérique ?
La mise en place d’un coffre-fort numérique est l’aboutissement logique à la mise en place d’un système d’archivage électronique des documents. On ne parle plus d’espace de stockage et d’archivage physique mais plutôt de coffre-fort numérique, ce qui est logique puisqu’on est en pleine dématérialisation des supports papier.
Ces derniers doivent être consultables à distance et à tout moment dans le cadre d’un workflow chiffré et automatisé de bout en bout, même pour la validation des contrats par exemple.
D’ailleurs, l’État est bel et bien conscient de cette pratique, ce qui a davantage poussé les entreprises à se digitaliser depuis le vote de la loi du 8 août 2016 (dite loi El Khomri). Il y va même de leur relation vis-à-vis des institutions et fiscale et sociale.
Alors, concrètement à quoi sert un coffre-fort électronique ?
Oublier l’impression, la circulation et la distribution des documents papier. Cette technologie va vous permettre de :
- Gagner en efficacité et en rapidité,
- Réduire les coûts liés à l’impression et à l’envoi de documents papier.
- Simplifier l’échange de documents
- Stocker vos documents administratifs,
- Éditer des duplicatas
- Donner un accès dédié à chacun de vos salariés
Les usages du coffre-fort électronique ?
Comme mentionné ci-haut, la mise en place d’un coffre-fort numérique permet de conserver et de protéger des documents sensibles de l’entreprise. Il est souvent utilisé pour :
- La GED, la gestion et l’archivage des documents à valeur probatoires,
- La conservation des documents RH comme les bulletins de paie électroniques,
- Le partage des pièces comptables avec votre expert,
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Les fonctionnalités d’un coffre-fort électronique
Il propose différentes fonctionnalités :
- Dépôt, lecture et destruction de données
- Consultation des métadonnées techniques
- Journal des identifiants : Il enregistre tous les identifiants d’accès et les actions effectuées dans le coffre-fort, permettant de suivre l’utilisation des données et de détecter les éventuels accès non autorisés grâce au calcul de l’empreinte numérique.
- Listing des contenus : Il permet de lister le contenu du coffre-fort pour une consultation rapide.
- Horodatage et vérification de l’historique
En somme, Le coffre-fort numérique est un outil indispensable pour gérer les données sensibles et confidentielles, comme les données bancaires, les informations de santé, les bulletins de paie, le Kbis, les données d’entreprise, etc.
Il assure la sécurité des informations tout en facilitant leur gestion, éliminant les tâches fastidieuses liées au stockage en récupérant l’espace dans les locaux dédiés à l’archivage des documents.
Enfin, avant de choisir un coffre-fort numérique, il faut bien vérifier qu’il est bien labellisé (ex : AFNOR NF Z42-020) et qu’il est a été audité par un expert.
